Ende der GoBD Schonfrist lief am 31.12.2016 ab

02.05.2017

Worum geht es?
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) regeln die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten und Papierdokumenten unter Bezug auf die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung.

Die Anwendung der Grundsätze bezieht sich ausdrücklich auf alle steuerlichen Aufzeichnungspflichten und gilt für Steuerpflichtige, die nach den Vorgaben der Abgabenordnung (AO, hier zum Beispiel § 90 Abs. 3 sowie §§ 140,141 AO) und den Einzelsteuergesetzen (zum Beispiel § 4 Einkommensteuergesetz) zur steuerlichen Buchführung verpflichtet sind. Daher sind auch die Aufzeichnungspflichten für die Steuerpflichtigen eingeschlossen, die lediglich eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen und ansonsten nicht buchführungspflichtig sind. Die GoBD gelten auch für die Nebenbücher, wie zum Beispiel Anlagenbuchführung, Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder Warenwirtschaftssysteme.

Was muss archiviert werden?
Jegliche Korrespondenz in der ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Zahlungsbelege und Verträge. Diese Vorschrift gilt auch wenn diese per E-Mail versendet werden. Dabei gilt es zu beachten, dass auch die Anhänge einer E-Mail archiviert werden müssen, wenn diese ohne die Anlage unvollständig oder unverständlich ist. Lesen Sie hierzu die 10 Merksätze zur E-Mailarchivierung unter GoBD-Aspekten

Was sind die Besonderheiten?

  • Die Aufbewahrung muss manipulationssicher sein. Das heißt, Zugriffe müssen revisionssicher protokolliert werden. Die Dokumente dürfen nicht gelöscht oder verändert werden.
  • Die Dokumente müssen jederzeit verfügbar sein. Fremdzugriffe oder eine unbeabsichtigte Vernichtung oder Beschädigung beispielsweise durch Brand muss ausgeschlossen sein. Die Aufbewahrungsart muss jederzeit gewährleisten, dass die Dokumente gefunden und eingesehen werden können.
  • Alle Dokumente müssen maschinell auswertbar sein, die Aufbewahrung in Papierform oder Mikrofilm ist im Sinne dieser Bedingung nicht ausreichend.

Was müssen Sie tun?
Die gute Nachricht ist: Sie müssen gar nichts tun. Auf Ihren Wunsch hin kümmere ich mich um alles. Kontaktieren Sie mich direkt für ein Beratungsgespräch.


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